Keine Rechts- oder Steuerberatung: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine individuelle Beratung durch Steuerberater oder Finanzamt. Maßgeblich sind stets die jeweils gültigen Gesetze und Verwaltungsanweisungen.
Auf einen Blick
- GoBD = Grundsätze für ordnungsgemäße digitale Buch- und Kassenführung (BMF)
- Kernprinzipien: Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit
- Einzelaufzeichnungspflicht — jeder Vorgang wird einzeln festgehalten
- Für Kassen: TSE, DSFinV-K-Export und Verfahrensdokumentation
- Aufbewahrung: Grundaufzeichnungen 10 Jahre, Buchungsbelege (Kassenbons) seit 2025 nur noch 8 Jahre
Was sind die GoBD?
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es handelt sich um ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das festlegt, wie digitale Aufzeichnungen — auch die der Kasse — geführt und aufbewahrt werden müssen.
Die wichtigsten Prinzipien
- Vollständigkeit: alle Geschäftsvorfälle lückenlos erfassen
- Richtigkeit: Sachverhalte zutreffend abbilden
- Zeitgerechtheit: zeitnah buchen und aufzeichnen
- Ordnung: nachvollziehbar und geordnet ablegen
- Unveränderbarkeit: nachträgliche Änderungen müssen erkennbar bleiben
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit für einen sachverständigen Dritten
Einzelaufzeichnungspflicht
Grundsätzlich ist jeder einzelne Geschäftsvorfall aufzuzeichnen — nicht nur die Tagessumme (§ 146 Abs. 1 AO). Bei elektronischen Kassen wird das durch die TSE und die Einzelaufzeichnung automatisch erfüllt. Eine Ausnahme gibt es nur für die offene Ladenkasse: Wer Waren gegen Barzahlung an viele unbekannte Kunden verkauft und keine elektronische Kasse nutzt, muss die einzelnen Verkäufe nicht aufzeichnen, sondern ermittelt die Tageseinnahmen über einen täglichen Kassenbericht.
GoBD & Kasse: was konkret zu tun ist
- Zertifizierte TSE einsetzen (Unveränderbarkeit)
- DSFinV-K-Export jederzeit bereitstellen können
- Verfahrensdokumentation führen und aktuell halten
- Kassendaten (Grundaufzeichnungen) 10 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre aufbewahren
- Kassendaten maschinell auswertbar und lesbar vorhalten
Alltags-Checkliste
- Wird jeder Verkauf sofort und einzeln erfasst?
- Ist die TSE aktiv und gültig?
- Werden Belege ausgegeben?
- Ist der Tagesabschluss dokumentiert?
- Sind Datensicherung und Zuständigkeiten geregelt?
GoBD oder KassenSichV — wo ist der Unterschied?
Die GoBD regeln die allgemeine Ordnungsmäßigkeit der digitalen Aufzeichnung und Aufbewahrung. Die KassenSichV konkretisiert die technischen Anforderungen speziell an elektronische Kassen (vor allem die TSE). Beide greifen ineinander: Die KassenSichV liefert die Technik, die GoBD den organisatorischen Rahmen.
Häufige Fragen
Gelten die GoBD auch für kleine Betriebe?
Ja. Die GoBD gelten unabhängig von der Betriebsgröße für alle, die Bücher und Aufzeichnungen in elektronischer Form führen.
Muss ich jeden einzelnen Verkauf aufzeichnen?
Grundsätzlich ja — es gilt die Einzelaufzeichnungspflicht. Bei elektronischen Kassen geschieht das automatisch. Nur bei der offenen Ladenkasse entfällt sie für den Barverkauf von Waren an viele unbekannte Kunden (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO).
Was bedeutet Unveränderbarkeit?
Einmal erfasste Aufzeichnungen dürfen nicht spurlos geändert werden. Die TSE stellt genau das sicher.
Wie lange muss ich Kassendaten aufbewahren?
Die Grundaufzeichnungen (Kassendaten) zehn Jahre. Buchungsbelege wie Kassenbons müssen seit 2025 nur noch acht Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO, geändert durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz) — jederzeit lesbar und maschinell auswertbar.
Quellen
Hinweis
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils gültigen Gesetze und Verwaltungsanweisungen. Stand: Oktober 2026.