Pflichten, Praxis und Empfehlungen rund um die Kasse

Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützt die Aufzeichnungen eines elektronischen Kassensystems vor nachträglicher Manipulation. Seit dem 1. Januar 2020 muss in Deutschland jedes elektronische Aufzeichnungssystem mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein (§ 146a AO i. V. m. KassenSichV).

• Eine TSE besteht aus drei Komponenten: Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle (§ 146a Abs. 1 Satz 3 AO).
• Jeder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall wird unmittelbar signiert und unveränderbar protokolliert (§ 146a Abs. 1 AO).
• Die TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein (§ 11 KassenSichV).
• Häufige Bauform ist ein USB-Stick mit Zertifikat (z. B. 5 Jahre Laufzeit). Die BSI-Zertifizierungen der ersten TSE-Baureihen enden am 19.12.2027 bzw. 19.02.2028. POSprom-Kassen enthalten ein zertifiziertes TSE-Modul ab Werk.

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) konkretisiert die technischen Anforderungen aus § 146a AO an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr.

• § 1 — welche elektronischen Aufzeichnungssysteme betroffen sind.
• § 3 — Anforderungen an die Speicherung der Grundaufzeichnungen.
• § 4 — einheitliche digitale Schnittstelle für den Datenexport.
• § 5 — Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung (TSE).
• § 6 — Pflichtangaben auf dem Beleg; elektronisch nur mit Zustimmung des Kunden, seit 1. Februar 2026 auch im strukturierten Teil einer E-Rechnung.
• §§ 7–10 — Sonderregelungen für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler.
• § 11 — Zertifizierung der TSE durch das BSI, inzwischen auch nach dem europäischen Zertifizierungsschema EUCC.

Wer ein elektronisches Kassensystem einsetzt, muss seit dem 1. Januar 2020 für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg erstellen und dem Beteiligten zur Verfügung stellen (§ 146a Abs. 2 AO).

• Der Beleg wird auf Papier ausgegeben oder — nur mit Zustimmung des Kunden — elektronisch in einem standardisierten Datenformat (z. B. PDF, QR-Code, E-Mail; § 6 KassenSichV).
• Seit 1. Februar 2026 kann eine E-Rechnung den Kassenbeleg ersetzen: Die Belegangaben dürfen im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen.
• Der Kunde muss den Beleg lediglich entgegennehmen können — eine Mitnahme- oder Aufbewahrungspflicht für Kunden besteht nicht.
• Aus Zumutbarkeitsgründen (z. B. Verkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen) kann das Finanzamt auf Antrag von der Belegausgabepflicht befreien; die Befreiung ist widerrufbar (§ 146a Abs. 2 S. 2 AO).
• Geplant ab 1. Januar 2028 (Regierungsentwurf vom 23.09.2026): elektronischer Beleg als Regelfall, Papier nur auf Wunsch.
• POSprom-Kassen erstellen den Beleg automatisch konform.

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme mit TSE dem Finanzamt mitgeteilt werden (§ 146a Abs. 4 AO). Die Meldung erfolgt elektronisch über ELSTER.

• Mitzuteilen sind u. a. die Steuernummer, Art und Seriennummer des Systems, BSI-Zertifizierungs-ID und Seriennummer der TSE sowie das Datum der Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme (§ 146a Abs. 4 AO).
• Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme: Meldung bis spätestens 31. Juli 2025 (Übergangsregelung des BMF).
• Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder außer Betrieb genommene Systeme: Meldung innerhalb eines Monats. Gemietete oder geleaste Kassen gelten als angeschafft; Diebstahl oder Zerstörung gilt als Außerbetriebnahme.
• Der reine Tausch der TSE ist derzeit nicht mitzuteilen; nach dem Regierungsentwurf vom 23.09.2026 soll er ab 2028 meldepflichtig werden.
• Je Betriebsstätte wird eine Mitteilung abgegeben, die alle dortigen Systeme umfasst. Die Meldung erfolgt über www.elster.de.

Die DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) legt ein einheitliches Format für den Export von Kassendaten fest — für die Datenträgerüberlassung („Z3-Zugriff“) bei Kassen-Nachschau und Betriebsprüfung.

• Sie stellt sicher, dass Kassendaten unabhängig vom eingesetzten System einheitlich strukturiert und benannt sind.
• Die einheitliche digitale Schnittstelle ist seit dem 1. Januar 2020 verpflichtend (§ 146a AO).
• Die DSFinV-K wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) veröffentlicht.
• POSprom-Kassen exportieren im DSFinV-K-Format — strukturiert für Finanzamt und Steuerberater.

Die Kassen-Nachschau ist eine unangekündigte Kontrolle der Kassenführung durch das Finanzamt (§ 146b AO) — ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten.

• Prüfer dürfen Geschäftsräume betreten, in Aufzeichnungen und Buchungen Einsicht nehmen und Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle bzw. auf Datenträger verlangen (§ 146b Abs. 1–2 AO).
• Bei Beanstandungen kann ohne gesonderte Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden (§ 146b Abs. 3 AO).
• Entscheidend sind eine funktionierende TSE, lückenlose Aufzeichnungen und ein schneller DSFinV-K-Export.

Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025).

• Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein.
• Steuerlich relevante Unterlagen sind aufzubewahren und für den Datenzugriff der Finanzverwaltung bereitzuhalten.
• Eine Verfahrensdokumentation beschreibt das eingesetzte Kassensystem und die Abläufe.
• Seit der Änderung vom 14.07.2025: Bei E-Rechnungen genügt der strukturierte Teil; EC-Terminal-Belege müssen meist nicht mehr aufbewahrt werden.
• POSprom-Kassen führen Kassenjournal sowie Tages- und Monatsabschlüsse GoBD-konform und exportieren im DSFinV-K-Format.

Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren (zuvor zehn Jahre — verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz), Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, sonstige steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).

• Für Kassen heißt das: Bons und Z-Bons (Buchungsbelege) acht Jahre, die elektronischen Einzelaufzeichnungen samt Kassenjournal, TSE- und DSFinV-K-Daten zehn Jahre.
• Kassendaten zählen zu den steuerlich relevanten Unterlagen und müssen unveränderbar sowie maschinell auswertbar vorgehalten werden.
• Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht bzw. der Beleg entstanden ist.
• Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für noch nicht festsetzungsverjährte Steuern von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 AO).
• POSprom-Kassen archivieren Kassenjournal und Abschlüsse revisionssicher und exportieren sie im DSFinV-K-Format.

In Deutschland gibt es heute keine generelle Pflicht zur elektronischen Registrierkasse — eine offene Ladenkasse ist grundsätzlich erlaubt. Wer aber ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss TSE, Belegausgabe, DSFinV-K-Export und Mitteilungspflicht erfüllen. Ab 2028 soll eine Kassenpflicht für umsatzstarke Betriebe kommen.

• Betroffen sind alle, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem zur Erfassung von Bargeschäften einsetzen.
• Eine offene Ladenkasse ohne elektronische Aufzeichnung bleibt zulässig, ist aber dokumentations- und prüfungsanfällig (täglicher Kassenbericht, Zählprotokoll empfohlen).
• Geplant (Regierungsentwurf vom 23.09.2026): Kassenpflicht für Betriebe mit mehr als 100.000 € Jahresumsatz — ausgenommen bei weniger als 12.000 € Barumsatz. Wer die Grenzen 2026 überschreitet, wäre ab 1. Januar 2028 betroffen.
• Für Gastronomie und Einzelhandel mit hohem Bar- und Belegaufkommen ist ein TSE-Kassensystem in der Praxis der Standard.