Keine Rechts- oder Steuerberatung: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine individuelle Beratung durch Steuerberater oder Finanzamt. Maßgeblich sind stets die jeweils gültigen Gesetze und Verwaltungsanweisungen.
Auf einen Blick
- Rechtsgrundlage: § 146a Abs. 4 AO — Mitteilungsverfahren verfügbar seit 1. Januar 2025
- Meldung ausschließlich elektronisch über www.elster.de
- Altsysteme (Anschaffung vor dem 1. Juli 2025): Frist war der 31. Juli 2025
- Anschaffung oder Außerbetriebnahme ab dem 1. Juli 2025: Meldung innerhalb eines Monats
- Eine Mitteilung je Betriebsstätte — sie umfasst alle dort eingesetzten Systeme
Was ist die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO?
Mit dem Kassengesetz hat der Gesetzgeber neben der TSE-Pflicht auch eine Mitteilungspflicht eingeführt: Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem (z. B. ein PC-Kassensystem) einsetzt, muss dem zuständigen Finanzamt die eingesetzten Systeme samt technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) mitteilen — nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz per Datenfernübertragung.
Das Verfahren startete nach dem BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 zum 1. Januar 2025. Die Finanzverwaltung erhält damit einen Überblick über die eingesetzten Kassen — etwa zur Vorbereitung einer Kassen-Nachschau.
Welche Fristen gelten?
| Fall | Frist |
|---|---|
| Kasse vor dem 1. Juli 2025 angeschafft | Meldung bis 31. Juli 2025 (Übergangsregelung) |
| Kasse ab dem 1. Juli 2025 angeschafft | Meldung innerhalb eines Monats nach Anschaffung |
| Kasse ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen | Meldung innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme |
| Kasse gemietet, geleast oder geliehen | gilt als Anschaffung (ab Beginn der Überlassung) — Meldung innerhalb eines Monats |
| Kasse gestohlen, zerstört oder endgültig defekt | gilt als Außerbetriebnahme — Meldung innerhalb eines Monats |
| Nur die TSE wird getauscht, die Kasse bleibt | derzeit keine Meldung; Wechsel in der Verfahrensdokumentation festhalten (Meldepflicht ab 2028 geplant) |
Wichtig: Bevor Sie eine Außerbetriebnahme melden, muss die Anschaffung des Systems gemeldet sein. Für Kassen, die schon vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb gingen, galt eine Erleichterung: Sie waren nur zu melden, wenn ihre Anschaffung bereits mitgeteilt war. Wer die Übergangsfrist verpasst hat, sollte die Meldung schnellstmöglich nachholen.
Welche Angaben verlangt das Finanzamt?
- Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Art des elektronischen Aufzeichnungssystems (z. B. PC-Kassensystem) und Anzahl
- Seriennummer des Aufzeichnungssystems
- BSI-Zertifizierungs-ID (BSI-K-TR-NNNN-JJJJ) und Seriennummer der TSE
- Datum der Anschaffung bzw. der Außerbetriebnahme
- Zuordnung zur jeweiligen Betriebsstätte
Schritt für Schritt: So melden Sie Ihre Kasse über ELSTER
- 1 Auf www.elster.de mit dem Unternehmens-Zertifikat anmelden (oder den Steuerberater beauftragen).
- 2 Unter „Formulare & Leistungen“ das Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)“ öffnen.
- 3 Die Betriebsstätte angeben, für die gemeldet wird.
- 4 Alle dort eingesetzten Kassensysteme mit Seriennummern sowie BSI-Zertifizierungs-ID und Seriennummer der TSE erfassen (Unterlagen bereithalten).
- 5 Angaben prüfen, absenden und das Übertragungsprotokoll zu den Unterlagen nehmen.
Je Betriebsstätte wird eine Mitteilung abgegeben, die alle dortigen Systeme umfasst. Kommt eine Kasse hinzu oder wird eine stillgelegt, ist die Mitteilung entsprechend zu aktualisieren.
Wie unterstützt POSprom?
Alle POSprom-Kassen werden mit zertifizierter TSE ausgeliefert; die für die Meldung nötigen Seriennummern finden Sie in der Kassensoftware bzw. auf dem TSE-USB-Stick. Bei Fragen rund um die Meldung Ihrer POSprom-Kasse hilft unser Support aus Nürnberg auf Anfrage weiter.
Häufige Fragen
Muss ich jede Kasse einzeln melden?
Nein. Je Betriebsstätte wird eine Mitteilung abgegeben — sie muss aber alle dort eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme enthalten.
Was gilt, wenn ich jetzt eine neue Kasse kaufe?
Seit dem 1. Juli 2025 gilt: Die Anschaffung ist innerhalb eines Monats über ELSTER zu melden. Gleiches gilt für die Außerbetriebnahme. Gemietete oder geleaste Kassen gelten ebenfalls als angeschafft.
Muss ich einen TSE-Tausch melden?
Derzeit nicht — mitteilungspflichtig sind die Anschaffung und die Außerbetriebnahme der Kasse. Halten Sie den Wechsel in der Verfahrensdokumentation fest. Nach dem Regierungsentwurf vom 23.09.2026 soll ein TSE-Wechsel ab 2028 innerhalb eines Monats zu melden sein.
Wo finde ich die Seriennummer der TSE?
In der Kassensoftware (TSE-/Systeminformationen) oder direkt auf dem TSE-Modul (USB-Stick). Bei POSprom-Kassen liegt die TSE jeder Lizenz bei.
Kann mein Steuerberater die Meldung übernehmen?
Ja. Die Mitteilung kann auch der Steuerberater über seinen ELSTER-Zugang abgeben — er benötigt dafür die Seriennummern von Kasse und TSE sowie das Anschaffungsdatum.
Ich habe die Frist 31. Juli 2025 verpasst — was nun?
Die Meldung so schnell wie möglich über ELSTER nachholen. Eine fehlende Mitteilung kann bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung zu Beanstandungen führen.
Quellen
- § 146a Abs. 4 AO (Gesetze im Internet) ↗
- BMF-Schreiben vom 28.06.2024 — Beginn der Mitteilungsverpflichtung (PDF) ↗
- ELSTER — Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme ↗
- BMF — Ausfüllanleitung zur Mitteilung (PDF) ↗
- Bundesregierung — Regierungsentwurf zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen (Kabinett 23.09.2026, PDF) ↗
Hinweis
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils gültigen Gesetze und Verwaltungsanweisungen. Stand: Oktober 2026.
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