Keine Rechts- oder Steuerberatung: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine individuelle Beratung durch Steuerberater oder Finanzamt. Maßgeblich sind stets die jeweils gültigen Gesetze und Verwaltungsanweisungen.
Auf einen Blick
- Heute keine generelle Registrierkassenpflicht in Deutschland
- Geplant ab 2028: Kassenpflicht ab mehr als 100.000 € Jahresumsatz (Ausnahme: unter 12.000 € Barumsatz)
- Offene Ladenkasse erlaubt — aber mit hohem Dokumentationsaufwand (täglicher Kassenbericht)
- Elektronisches Kassensystem: TSE, Beleg, DSFinV-K & Meldepflicht zwingend
- TSE-Kasse bedeutet mehr Sicherheit bei Kassen-Nachschau und Betriebsprüfung
Gibt es eine Registrierkassenpflicht?
Heute nicht. Niemand ist verpflichtet, eine elektronische Registrierkasse anzuschaffen. Wer sich aber für ein elektronisches Aufzeichnungssystem entscheidet, muss die Pflichten aus § 146a AO erfüllen — allen voran die zertifizierte TSE.
Das soll sich ändern: Nach dem Regierungsentwurf vom 23.09.2026 müssen Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr künftig eine elektronische Kasse mit TSE nutzen. Ausgenommen ist, wer Bargeld annimmt, aber weniger als 12.000 Euro Barumsatz im Jahr hat. Wer die Grenzen schon 2026 überschreitet, wäre ab 1. Januar 2028 betroffen. Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen.
Offene Ladenkasse: erlaubt, aber aufwendig
Eine offene Ladenkasse (Geldkassette/Schublade ohne elektronische Aufzeichnung) ist zulässig. Grundsätzlich sind auch hier alle Einnahmen einzeln aufzuzeichnen (§ 146 Abs. 1 AO). Ausnahme: Wer Waren gegen Barzahlung an viele unbekannte Kunden verkauft und keine elektronische Kasse nutzt, muss die einzelnen Verkäufe nicht aufzeichnen. Dann ermitteln Sie die Tageseinnahmen aus dem gezählten Kassenbestand und halten sie in einem täglichen, fortlaufend nummerierten Kassenbericht fest; ein Zählprotokoll mit der Stückelung wird dringend empfohlen. Für Dienstleistungen gilt die Ausnahme nicht.
In der Praxis ist das fehleranfällig und bei Prüfungen ein häufiger Streitpunkt.
TSE-Kassensystem: Pflichten & Vorteile
Ein elektronisches Kassensystem mit TSE zeichnet jeden Vorgang automatisch, unveränderbar und prüfungssicher auf. Den Pflichten (TSE, Belegausgabe, DSFinV-K, Meldepflicht) stehen klare Vorteile gegenüber: weniger manueller Aufwand, lückenlose Nachvollziehbarkeit und ein schneller Datenexport für das Finanzamt.
Der direkte Vergleich
| Kriterium | Offene Ladenkasse | Elektronisches Kassensystem mit TSE |
|---|---|---|
| Zertifizierte TSE | nicht erforderlich | Pflicht (§ 146a Abs. 1 AO) |
| Belegausgabepflicht | entfällt | für jeden Vorgang (§ 146a Abs. 2 AO) |
| Meldepflicht ans Finanzamt | nein | ja, seit 2025 (§ 146a Abs. 4 AO) |
| Aufzeichnung | manuell (täglicher Kassenbericht, Zählprotokoll empfohlen) | automatisch, unveränderbar |
| Prüfungssicherheit | aufwendig, fehleranfällig | lückenlos & nachvollziehbar |
| Typische Eignung | sehr kleine Betriebe, kaum Bargeschäfte | Gastronomie & Einzelhandel mit Tagesgeschäft |
Wann lohnt der Umstieg?
Für Betriebe mit regelmäßigem Bar- und Belegaufkommen ist ein TSE-Kassensystem in der Praxis Standard — es reduziert den Dokumentationsaufwand und das Prüfungsrisiko erheblich. POSprom bietet passende, KassenSichV-/TSE-konforme Lösungen für Gastronomie und Handel als Einmalkauf.
Häufige Fragen
Ist eine offene Ladenkasse noch erlaubt?
Ja, grundsätzlich. Es bestehen aber strenge Aufzeichnungspflichten: Pflicht ist ein täglicher Kassenbericht, ein Zählprotokoll wird empfohlen. Einzelne Verkäufe müssen Sie nur dann nicht aufzeichnen, wenn Sie Waren gegen bar an viele unbekannte Kunden verkaufen.
Brauche ich zwingend eine elektronische Kasse?
Heute nicht. Nutzen Sie aber ein elektronisches Kassensystem, gelten TSE, Beleg-, DSFinV-K- und Meldepflicht. Nach dem Regierungsentwurf vom 23.09.2026 soll ab 2028 eine Kassenpflicht für Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz gelten — ausgenommen bei weniger als 12.000 Euro Barumsatz.
Was ist bei einer Prüfung sicherer?
Ein TSE-Kassensystem: Die Aufzeichnungen sind unveränderbar und lassen sich per DSFinV-K-Export sofort strukturiert bereitstellen.
Quellen
Hinweis
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils gültigen Gesetze und Verwaltungsanweisungen. Stand: Oktober 2026.
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