Kassenpflicht ab 2028: Wer betroffen ist — und warum schon der Umsatz 2026 zählt

Was hat das Kabinett beschlossen?

Am 23. September 2026 hat das Bundeskabinett den Entwurf eines „Gesetzes zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen“ beschlossen (Pressemitteilung des Bundesfinanzministeriums vom selben Tag). Kern ist eine neue Kassenpflicht in § 146b der Abgabenordnung (AO).

Bislang ist die elektronische Kasse in Deutschland freiwillig: Nur wer eine nutzt, muss sie mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) absichern. Künftig sollen umsatzstarke Betriebe eine solche Kasse verwenden müssen — die offene Ladenkasse wäre für sie dann nicht mehr zulässig.

Der Entwurf setzt eine Ankündigung aus dem Koalitionsvertrag 2025 um. Dort war die Registrierkassenpflicht noch „ab dem 01.01.2027“ vorgesehen; der Regierungsentwurf verschiebt den Start auf 2028. Eine Bagatellgrenze für den Kassenbon enthält der Regierungsentwurf nicht.

Wer fällt unter die Kassenpflicht?

Nach § 146b Abs. 1 AO-E gilt die Pflicht für Gewerbetreibende, Freiberufler sowie Land- und Forstwirte, deren Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG im Kalenderjahr 100.000 Euro überschreitet. Maßgeblich ist der gesamte Umsatz, nicht nur der Barumsatz.

Ausgenommen ist laut Entwurf, wer Barzahlungen annimmt und dessen „Umsatz mit Bargeld unter 12 000 Euro im Kalenderjahr liegt“. Kartenzahlungen zählen nach dem Wortlaut nicht zum Barumsatz.

In der Gesetzesbegründung heißt es zur 12.000-Euro-Ausnahme: „Dies gilt jedoch nur, sofern ein Steuerpflichtiger auch Bargeld annimmt.“ Ein vollständig bargeldloser Betrieb mit mehr als 100.000 Euro Umsatz wäre danach kassenpflichtig; in der Kasse sind Bar- und Kartenzahlungen zu erfassen, ausgenommen sind nur Überweisungen und Lastschriften. Eine Klarstellung im parlamentarischen Verfahren ist möglich.

Ab wann gilt die Pflicht?

Der Zeitpunkt hängt davon ab, wann die Grenzen erstmals überschritten werden (§ 146b Abs. 3 AO-E und Art. 101a EGAO-E). Entscheidend ist: Schon das laufende Jahr 2026 zählt.

Die Pflicht endet erst mit Ablauf des zweiten Kalenderjahres in Folge, in dem die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind (§ 146b Abs. 2 AO-E). Das Finanzamt kann im Einzelfall nach § 148 AO befreien. Die Gesetzesbegründung nennt als Beispiele Sondereffekte wie den Verkauf eines Betriebsgrundstücks oder eine Jubiläumsfeier sowie ein Überschreiten der Grenze allein durch Vermietungsumsätze.

Welche weiteren Ausnahmen sind geplant?

Weitere Ausnahmen soll das Bundesfinanzministerium per Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates regeln (§ 146b Abs. 5 AO-E). Bislang gibt es dazu nur einen Diskussionsentwurf des BMF (Stand 22.07.2026). Er nennt unter anderem:

• Umsätze ausschließlich über Online-Plattformen
• Waren- und Dienstleistungsautomaten
• Umsätze außerhalb der Betriebsstätte
• Vertrauenskassen
• vorübergehende und mobile Verkaufsstände

Für Plattform-Umsätze und Umsätze außerhalb der Betriebsstätte sieht der Diskussionsentwurf eine Mitteilung über ELSTER vor. Teilweise sollen die Umsätze später in einer TSE-Kasse nacherfasst werden — unverzüglich nach der Rückkehr in die Betriebsstätte bzw. täglich bei mobilen Ständen. Die ausgenommenen Umsätze zählen trotzdem zur 100.000-Euro-Grenze. Weil es ein früher Entwurf ist, können sich diese Details noch ändern.

Was sich mit dem Gesetz außerdem ändern soll

• Digitaler statt Papierbeleg: Ab 2028 soll eine Pflicht zur elektronischen Belegbereitstellung die Papier-Bonpflicht ersetzen. Papier gibt es dann nur noch auf Wunsch; eine Befreiung von der Belegpflicht ist nicht mehr vorgesehen.
• Meldung des TSE-Wechsels: Ab 2028 soll auch der Tausch einer TSE innerhalb eines Monats über ELSTER zu melden sein. Heute ist ein isolierter TSE-Wechsel nicht meldepflichtig.
• Fehlender Beleg wird bußgeldbewehrt: Wer einen Beleg nicht oder nicht rechtzeitig zur Verfügung stellt, soll ordnungswidrig handeln (bis 5.000 Euro). Das soll schon ab dem Quartal nach der Verkündung gelten.
• Manipulationssoftware wird strafbar: Wer sie gewerbsmäßig in Verkehr bringt, dem drohen bis zu fünf Jahre Freiheitsstrafe; wer sie in der Kasse einsetzt, bis zu drei Jahre (§ 374a AO-E).
• Kassen-Nachschau am Einsatzort: Prüfen darf künftig jedes Finanzamt, in dessen Bezirk eine Kasse genutzt wird. Die Begründung nennt Kirmes, Weihnachtsmärkte und Messen.
• Einzelaufzeichnung: Die Erleichterung für den Verkauf an viele unbekannte Kunden entfällt für alle, die eine Kasse verwenden müssen.

Wo steht das Gesetzgebungsverfahren?

Das Gesetz braucht die Zustimmung des Bundesrates. Stand 03.10.2026: Auf der Tagesordnung der Bundesratssitzung vom 16. Oktober 2026 steht es noch nicht; weitere Plenarsitzungen sind am 20. November und 18. Dezember 2026. Bis zum Inkrafttreten können sich Grenzen, Stichtage und Ausnahmen noch ändern.

Was Betriebe mit offener Ladenkasse jetzt tun sollten

1. 1 Umsatz 2026 prüfen: Liegt der Gesamtumsatz voraussichtlich über 100.000 Euro und der Barumsatz bei 12.000 Euro oder mehr, wären Sie nach dem Entwurf ab 1. Januar 2028 kassenpflichtig.
2. 2 Gesetzgebung verfolgen: Die Wirtschaftsverbände fordern unter anderem eine Schwelle, die sich am Barumsatz orientiert, und einen späteren Start des digitalen Belegs.
3. 3 Umstieg planen statt abwarten: Auswahl, Einrichtung, Schulung und Meldung brauchen Vorlauf. Kurz vor dem Stichtag dürfte die Nachfrage bei Kassenanbietern stark steigen.
4. 4 Auf Zukunftsfähigkeit achten: Eine neue Kasse sollte den digitalen Beleg (etwa QR-Code auf einem Kundendisplay) unterstützen und auf die kommende DSFinV-K 3.0 vorbereitet sein.
5. 5 Bis dahin sauber zählen: Wer weiter eine offene Ladenkasse führt, braucht tägliche, nachvollziehbare Kassenberichte. Mängel in der Kassenführung können eine Schätzung rechtfertigen.
6. 6 Neue Kasse fristgerecht melden: Die Anschaffung ist innerhalb eines Monats über ELSTER mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 AO).

Kritik der Verbände

In einer gemeinsamen Stellungnahme vom 13. August 2026 halten DIHK, BDI, ZDH, BDA, HDE und BGA die im Entwurf angesetzten Umstellungskosten je Kasse für ein Vielfaches zu niedrig. Sie fordern eine Schwelle, die sich am Barumsatz orientiert, und den digitalen Beleg erst ab 2029. HDE-Steuerexperte Ralph Brügelmann sprach laut ZDFheute von einem „Wortbruch“, weil die Bonpflicht nicht abgeschafft, sondern digitalisiert werde.

Der DEHOGA begrüßt dagegen den digitalen Beleg und wünscht sich ihn sogar früher; er fordert aber Ausnahmen für Festivals, Messen, Straßenfeste sowie Wochen- und Weihnachtsmärkte (Stellungnahme vom 19.08.2026). Ob diese Punkte aufgegriffen werden, ist offen. Wir aktualisieren diesen Beitrag, sobald Bundestag und Bundesrat entschieden haben.

Wie POSprom beim Umstieg unterstützt

Alle POSprom-Kassen werden mit zertifizierter TSE ausgeliefert. Wenn Sie von der offenen Ladenkasse umsteigen möchten, beraten wir Sie zu Auswahl, Einrichtung und Meldung — am besten mit genügend Vorlauf vor dem Stichtag.

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