Belegausgabepflicht (Bonpflicht): Pflichten, elektronischer Bon & Ausnahmen

Was besagt die Belegausgabepflicht?

Mit dem Kassengesetz wurde die Belegausgabepflicht eingeführt: Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss unmittelbar einen Beleg ausstellen und dem an dem Geschäft Beteiligten zur Verfügung stellen. Ziel ist mehr Transparenz und der Schutz vor manipulierten Kassen.

Papier oder elektronisch?

Der Beleg muss nicht zwingend gedruckt werden. Nach § 6 KassenSichV darf er mit Zustimmung des Kunden auch elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden — etwa als PDF, per E-Mail oder über einen QR-Code zum Abscannen. Möchte der Kunde einen Papierbeleg, müssen Sie ihn ausdrucken. Wichtig ist, dass der Kunde den Beleg unmittelbar nach dem Bezahlen erhalten kann.

Seit dem 1. Februar 2026 dürfen die Belegangaben auch im strukturierten Teil einer E-Rechnung stehen (Zweite Verordnung zur Änderung der KassenSichV, BGBl. 2026 I Nr. 10). Für Geschäftskunden kann eine E-Rechnung damit zugleich den Kassenbeleg ersetzen.

Muss der Kunde den Bon mitnehmen?

Nein. Den Beleg muss der Betrieb anbieten — der Kunde ist aber nicht verpflichtet, ihn mitzunehmen oder aufzubewahren. Liegen gelassene Bons dürfen anschließend entsorgt werden.

Gibt es Ausnahmen? (Befreiung)

Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen kann das Finanzamt aus Zumutbarkeitsgründen auf Antrag von der Belegausgabepflicht befreien (§ 146a Abs. 2 Satz 2 AO). Die Befreiung liegt im Ermessen der Behörde und kann widerrufen werden. Von der Pflicht zur korrekten Aufzeichnung (TSE) befreit sie jedoch nicht.

Was sich ab 2028 ändern soll

Nach dem Regierungsentwurf vom 23.09.2026 soll ab 1. Januar 2028 eine Belegbereitstellungspflicht die heutige Regel ablösen: Der Betrieb stellt dem Kunden einen elektronischen Beleg in einem standardisierten Datenformat bereit, zum Beispiel per QR-Code am Display. Papier gibt es dann nur noch auf ausdrücklichen Wunsch, eine Befreiung ist nicht mehr vorgesehen. Kassen mit eichrechtlicher Waagenfunktion sollen bis Ende 2032 weiter Papierbelege ausgeben dürfen.

Außerdem soll ein fehlender Beleg bußgeldbewehrt werden — mit bis zu 5.000 Euro, möglicherweise schon ab dem Quartal nach der Verkündung des Gesetzes. Noch ist das Gesetz nicht beschlossen.

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Häufige Fragen