Keine Rechts- oder Steuerberatung: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information (Stand: Juli 2026) und ersetzt keine individuelle Beratung durch Steuerberater oder Finanzamt. Maßgeblich sind stets die jeweils gültigen Gesetze und Verwaltungsanweisungen.
Auf einen Blick
- Vier Bauformen: stationäre PC-Kasse, Tablet-Kasse, mobile Kasse, All-in-One-Terminal
- Pflicht ist eine zertifizierte TSE — unabhängig von Bauform und Preis
- Auswahl nach Branche: Handel braucht Warenwirtschaft, Gastronomie Tischverwaltung
- Gesamtkosten im 1. Jahr meist 800–4.000 € je nach Ausstattung und Kassenzahl
- Wichtig: Folgekosten (Software, TSE, Zahlungsgebühren) von Anfang an mitrechnen
Welche Kassensysteme gibt es?
| Bauform | Eignung | Grobe Kosten |
|---|---|---|
| Stationäre PC-/Windows-Kasse | Supermarkt, Boutique, Tankstelle — hohes Volumen, fester Standort | ab ~500 € Hardware + Software |
| Tablet-/iPad-Kasse | Kleine Betriebe, Märkte, mobile Nutzung | Tablet 350–800 € + Software |
| Mobile Kasse (Handheld/Smartphone) | Außendienst, Lieferung, Marktstand | gering, oft mit Payment kombiniert |
| All-in-One-Terminal | Kleine Flächen, moderne Ladenkonzepte | Hardware ~500–2.000 € |
Cloud oder lokal?
Neben der Bauform entscheiden Sie, ob die Kasse in der Cloud oder lokal läuft. Cloud-Systeme sind ortsunabhängig und aktualisieren sich automatisch, lokale Systeme arbeiten unabhängig vom Internet. Welches Modell passt, hängt vor allem von Ihrer Internetverbindung und Ihrem Datenschutz-Bedürfnis ab.
Was muss ein Kassensystem 2026 können? (Pflichten)
- Zertifizierte TSE (§ 146a AO) — manipulationssichere Aufzeichnung
- Belegausgabe für jeden Vorgang
- DSFinV-K-konformer Datenexport fürs Finanzamt
- Meldung ans Finanzamt über ELSTER
- GoBD-konforme, unveränderbare Aufzeichnung
Diese Pflichten gelten für jede elektronische Kasse — die Details erklärt der TSE-&-KassenSichV-Leitfaden.
Auswahlkriterien nach Branche
Welche Funktionen wirklich zählen, hängt stark von der Branche ab:
| Branche | Wichtige Funktionen |
|---|---|
| Einzelhandel | Warenwirtschaft/Inventur, Barcode-Scanning, Artikelstamm, Shop-Anbindung |
| Gastronomie | Tischverwaltung, Bon an Küche/Tresen, Trinkgeld/Splitting, Reservierung |
| Übergreifend | TSE-Konformität, Zahlungsanbindung, Support, Datenexport (DATEV/GoBD) |
Was kostet das?
Als grobe Orientierung für die Gesamtkosten im ersten Jahr:
| Betrieb | Grobe Gesamtkosten (1. Jahr) |
|---|---|
| Kleinbetrieb, 1 Kasse | 800–1.500 € |
| Einzelhandel mit Warenwirtschaft | 2.000–3.500 € |
| Restaurant, 2 Kassen + Tischplan | 2.000–4.000 € |
Eine detaillierte Aufschlüsselung finden Sie im Artikel „Was kostet ein Kassensystem wirklich?".
Kaufen oder mieten?
Viele Anbieter setzen auf monatliche Abos. Über mehrere Jahre ist der Einmalkauf für den dauerhaften Betrieb meist günstiger und macht unabhängig von laufenden Verträgen. POSprom setzt daher auf Einmalkauf mit TSE-Modul im Lieferumfang.
In 5 Schritten zum richtigen System
- 1 Bedarf und Branche klären (Volumen, Mobilität, Filialen).
- 2 Pflichten sicherstellen: zertifizierte TSE, Belegausgabe, DSFinV-K, Meldung.
- 3 Bauform sowie Cloud oder lokal auswählen.
- 4 Hardware und Zahlungsanbindung (z. B. EC-Terminal per ZVT) planen.
- 5 Anbieter, Support und Gesamtkosten vergleichen — dann kaufen.
Häufige Fragen
Welches Kassensystem passt zu meinem Geschäft?
Das hängt von Branche, Mobilität und Kassenzahl ab: Handel braucht meist Warenwirtschaft und Scanning, Gastronomie eine Tischverwaltung. Für mobile Nutzung eignen sich Tablet- oder Handheld-Kassen.
Muss ein Kassensystem TSE-konform sein?
Ja. Jede elektronische Kasse mit Bargeldfunktion braucht in Deutschland eine zertifizierte TSE (§ 146a AO).
Was kostet ein Kassensystem?
Im ersten Jahr realistisch zwischen rund 800 und 4.000 Euro, abhängig von Hardware, Software-Modell und Kassenzahl. Details im Kosten-Artikel.
Kaufen oder mieten?
Für den dauerhaften Betrieb ist der Einmalkauf über mehrere Jahre meist günstiger; ein Abo kann für kurzfristige oder saisonale Nutzung passen.
Hinweis
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils gültigen Gesetze und Verwaltungsanweisungen. Stand: Juli 2026.
Weiterlesen
- Was kostet ein Kassensystem wirklich?
- Cloud-Kasse vs. lokale Kasse
- Kassensoftware ohne Abo: Einmalkauf vs. Miete