Question 1

Was ist eine TSE und warum ist sie Pflicht?

Accepted Answer

Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützt die Aufzeichnungen eines elektronischen Kassensystems vor nachträglicher Manipulation. Seit dem 1. Januar 2020 muss in Deutschland jedes elektronische Aufzeichnungssystem mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein (§ 146a AO i. V. m. KassenSichV). Eine TSE besteht aus drei Komponenten: Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle (§ 1 und § 5 KassenSichV). Jeder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall wird unmittelbar signiert und unveränderbar protokolliert (§ 146a Abs. 1 AO). Die TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein. Häufige Bauform ist ein USB-Stick mit Zertifikat (z. B. 5 Jahre Laufzeit). POSprom-Kassen enthalten ein zertifiziertes TSE-Modul ab Werk.

Question 2

Was schreibt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) vor?

Accepted Answer

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) konkretisiert die technischen Anforderungen aus § 146a AO an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr. § 1 — welche elektronischen Aufzeichnungssysteme betroffen sind. § 3 — Anforderungen an die Speicherung der Grundaufzeichnungen. § 4 — einheitliche digitale Schnittstelle für den Datenexport. § 5 — Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung (TSE). § 6 — Pflichtangaben auf dem Beleg. §§ 7–8 — Sonderregelungen für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler.

Question 3

Gilt die Belegausgabepflicht (Bonpflicht) für mein Geschäft?

Accepted Answer

Wer ein elektronisches Kassensystem einsetzt, muss seit dem 1. Januar 2020 für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg erstellen und dem Beteiligten zur Verfügung stellen (§ 146a Abs. 2 AO). Der Beleg darf in Papierform oder elektronisch (z. B. PDF, QR-Code, E-Mail) ausgegeben werden. Der Kunde muss den Beleg lediglich entgegennehmen können — eine Mitnahme- oder Aufbewahrungspflicht für Kunden besteht nicht. Aus Zumutbarkeitsgründen (z. B. Verkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen) kann das Finanzamt auf Antrag von der Belegausgabepflicht befreien; die Befreiung ist widerrufbar (§ 146a Abs. 2 S. 2 AO). POSprom-Kassen erstellen den Beleg automatisch konform.

Question 4

Muss ich mein Kassensystem beim Finanzamt anmelden? (Mitteilungspflicht 2025)

Accepted Answer

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme mit TSE dem Finanzamt mitgeteilt werden (§ 146a Abs. 4 AO). Die Meldung erfolgt elektronisch über ELSTER. Mitzuteilen sind u. a. die Steuernummer, Art und Seriennummer des Systems und der TSE sowie das Datum der Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme (§ 146a Abs. 4 AO). Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme: Meldung bis spätestens 31. Juli 2025 (Übergangsregelung des BMF). Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder außer Betrieb genommene Systeme: Meldung innerhalb eines Monats. Je Betriebsstätte wird eine Mitteilung abgegeben, die alle dortigen Systeme umfasst. Die Meldung erfolgt über www.elster.de.

Question 5

Was ist die DSFinV-K und wofür brauche ich sie?

Accepted Answer

Die DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) legt ein einheitliches Format für den Export von Kassendaten fest — für die Datenträgerüberlassung („Z3-Zugriff") bei Kassen-Nachschau und Betriebsprüfung. Sie stellt sicher, dass Kassendaten unabhängig vom eingesetzten System einheitlich strukturiert und benannt sind. Die einheitliche digitale Schnittstelle ist seit dem 1. Januar 2020 verpflichtend (§ 146a AO). Die DSFinV-K wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) veröffentlicht. POSprom-Kassen exportieren im DSFinV-K-Format — strukturiert für Finanzamt und Steuerberater.

Question 6

Was ist eine Kassen-Nachschau und wie läuft sie ab?

Accepted Answer

Die Kassen-Nachschau ist eine unangekündigte Kontrolle der Kassenführung durch das Finanzamt (§ 146b AO) — ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten. Prüfer dürfen Geschäftsräume betreten, in Aufzeichnungen und Buchungen Einsicht nehmen und Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle bzw. auf Datenträger verlangen (§ 146b Abs. 1–2 AO). Bei Beanstandungen kann ohne gesonderte Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden (§ 146b Abs. 3 AO). Entscheidend sind eine funktionierende TSE, lückenlose Aufzeichnungen und ein schneller DSFinV-K-Export.

Question 7

Was bedeutet GoBD für meine Kassenführung?

Accepted Answer

Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert 2024). Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein. Steuerlich relevante Unterlagen sind aufzubewahren und für den Datenzugriff der Finanzverwaltung bereitzuhalten. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt das eingesetzte Kassensystem und die Abläufe. POSprom-Kassen führen Kassenjournal sowie Tages- und Monatsabschlüsse GoBD-konform und exportieren im DSFinV-K-Format.

Question 8

Wie lange muss ich Kassendaten und Belege aufbewahren?

Accepted Answer

Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren (zuvor zehn Jahre — verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz), Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, sonstige steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Kassendaten zählen zu den steuerlich relevanten Unterlagen und müssen unveränderbar sowie maschinell auswertbar vorgehalten werden. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht bzw. der Beleg entstanden ist. Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für noch nicht festsetzungsverjährte Steuern von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 AO). POSprom-Kassen archivieren Kassenjournal und Abschlüsse revisionssicher und exportieren sie im DSFinV-K-Format.

Question 9

Besteht eine Registrierkassenpflicht — und wen treffen die Kassenpflichten?

Accepted Answer

In Deutschland gibt es keine generelle Pflicht zur elektronischen Registrierkasse — eine offene Ladenkasse ist grundsätzlich erlaubt. Wer aber ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss TSE, Belegausgabe, DSFinV-K-Export und Mitteilungspflicht erfüllen. Betroffen sind alle, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem zur Erfassung von Bargeschäften einsetzen. Eine offene Ladenkasse ohne elektronische Aufzeichnung bleibt zulässig, ist aber dokumentations- und prüfungsanfällig (z. B. tägliches Zählprotokoll, Kassenbuch). Für Gastronomie und Einzelhandel mit hohem Bar- und Belegaufkommen ist ein TSE-Kassensystem in der Praxis der Standard.

Kriterium	Offene Ladenkasse	Elektronisches Kassensystem mit TSE
Zertifizierte TSE	nicht erforderlich	Pflicht (§ 146a Abs. 1 AO)
Belegausgabepflicht	entfällt	für jeden Vorgang (§ 146a Abs. 2 AO)
Meldepflicht ans Finanzamt (ELSTER)	nein	ja, seit 2025 (§ 146a Abs. 4 AO)
Aufzeichnung der Umsätze	manuell (Kassenbuch, tägliches Zählprotokoll)	automatisch und unveränderbar signiert
DSFinV-K-Datenexport	nicht möglich	strukturiert auf Knopfdruck
Sicherheit bei der Kassen-Nachschau	hoher Aufwand, fehleranfällig	lückenlos und nachvollziehbar
Typische Eignung	sehr kleine Betriebe mit kaum Bargeschäften	Gastronomie & Einzelhandel mit Tagesgeschäft

Kassengesetz, TSE & Co. — klar erklärt

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