Keine Rechts- oder Steuerberatung: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information (Stand: Juni 2026) und ersetzt keine individuelle Beratung durch Steuerberater oder Finanzamt. Maßgeblich sind stets die jeweils gültigen Gesetze und Verwaltungsanweisungen.
Auf einen Blick
- Buchungsbelege: 8 Jahre (seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz; zuvor 10)
- Bücher und Aufzeichnungen: 10 Jahre
- Sonstige steuerlich relevante Unterlagen: 6 Jahre
- Kassendaten müssen unveränderbar und maschinell auswertbar bleiben
- Rechtsgrundlage: § 147 Abs. 3 AO
Welche Fristen gelten?
| Unterlage | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse | 10 Jahre |
| Buchungsbelege (z. B. Kassenbons, Z-Bons) | 8 Jahre |
| Sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre |
Neuerung: 8 statt 10 Jahre für Buchungsbelege
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die kürzere Frist gilt seit dem 1. Januar 2025 und für alle Belege, deren bisherige zehnjährige Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war. Für Bücher und Aufzeichnungen bleibt es bei zehn Jahren.
Im Gesetz steht das in § 147 Abs. 3 AO. Dort sind die Fristen als Worte formuliert („zehn", „acht" und „sechs Jahre") und über die Nummern des Absatzes 1 zugeordnet: Buchungsbelege sind die in § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO genannten Unterlagen — deshalb findet man die „8 Jahre" nur, wenn man diese Verweiskette nachvollzieht. Handelsrechtlich entspricht dem § 257 Abs. 4 HGB.
Beginn und Hemmung der Frist
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht bzw. der Beleg entstanden ist. Sie läuft jedoch nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO).
Wie müssen Kassendaten aufbewahrt werden?
Digitale Kassendaten sind im Originalformat, unveränderbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. Ein bloßer Papierausdruck genügt nicht — die Finanzverwaltung muss die Daten elektronisch auswerten können (DSFinV-K). POSprom-Kassen archivieren Kassenjournal und Abschlüsse revisionssicher und exportieren sie im DSFinV-K-Format.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Kassenbons aufbewahren?
Kassenbons sind Buchungsbelege und seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz acht Jahre aufzubewahren (zuvor zehn Jahre).
Reicht ein Papierausdruck der Kassendaten?
Nein. Digitale Kassendaten müssen unveränderbar und maschinell auswertbar im Originalformat vorgehalten werden.
Wann beginnt die Frist?
Mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden bzw. die letzte Eintragung gemacht wurde.
Kann sich die Frist verlängern?
Ja. Solange die Unterlagen für noch nicht festsetzungsverjährte Steuern von Bedeutung sind, läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab.
Quellen
Hinweis
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils gültigen Gesetze und Verwaltungsanweisungen. Stand: Juni 2026.
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